BPM Yazılımı Kontrol Listesi: Seçmeden Önce Sorulacaklar

İyi bir BPM yazılımı, süreçlerinizi görsel olarak modelleyen, sürelerini izleyen, her adımı kayda alan ve ERP ile CRM'den veri alışverişi yapan yazılımdır. Bu dört yetenek eksiksizse gerisi ayrıntıdır. Aşağıda her başlık için neye bakacağınızı, hangi hatalardan kaçınacağınızı ve demoda ne soracağınızı bulacaksınız.

Önce yazılımı değil, süreci tanıyın

Satın alma toplantısına yazılım karşılaştırmasıyla girmek en sık yapılan hatadır. Önce hangi sürecin sizi yorduğunu belirleyin. Satın alma talebi, izin onayı, fatura mutabakatı ya da müşteri şikâyeti gibi tek bir süreç seçin.

Bu süreci bugün nasıl yürüttüğünüzü kâğıt üzerinde çizin. Kim başlatıyor, kim onaylıyor, nerede bekliyor, hangi e-posta zincirine düşüyor? Çizim bile genellikle gereksiz iki ya da üç adımı ortaya çıkarır.

BPM, yani iş süreci yönetimi, bozuk bir süreci kendiliğinden düzeltmez. Aksine bozukluğu hızlandırabilir. Bu yüzden yazılıma geçmeden önce sadeleştirme yapmak size zaman kazandırır.

Süreç modelleme: çizim mi, çalışan akış mı?

Birçok araç süreci çizmenize izin verir ama çizim canlı akışa dönüşmez. Sorunuz şu olsun: Çizdiğim şema doğrudan çalışıyor mu, yoksa bir yazılımcı onu yeniden mi kodlayacak?

Koşullu dallanmayı deneyin. Örneğin tutar belirli bir sınırı aşarsa ikinci bir onaycı devreye girsin. Bu kuralı teknik bilgisi olmayan bir iş birimi çalışanı kurabiliyorsa model gerçekten kullanılabilir demektir.

Sürüm yönetimine de bakın. Süreci değiştirdiğinizde devam eden işler eski akışta mı kalıyor, yeni akışa mı geçiyor? Bu davranışı net biçimde sormazsanız canlıya geçtikten sonra yarım kalan işlerle uğraşırsınız.

• Akış, kod yazmadan düzenlenebiliyor mu?
• Koşullu ve paralel onay desteği var mı?
• Süreç sürümleri ayrı tutuluyor mu?
• Form alanları akışa bağlanabiliyor mu?

SLA takibi: süre aşımını kim görecek?

SLA, bir işin ne kadar sürede tamamlanması gerektiğine dair verilen sözdür. Yazılımda bu süreyi adım bazında tanımlayabilmelisiniz. Tüm sürece tek bir süre koymak, darboğazın nerede olduğunu gizler.

İkinci nokta uyarı mantığıdır. Süre dolmadan önce hatırlatma, dolduktan sonra üst yöneticiye yükseltme (eskalasyon) kurabiliyor musunuz? Sadece geç kalan işi kırmızıya boyayan bir ekran, işi hızlandırmaz.

Mesai saatlerini ve resmî tatilleri hesaba katıp katmadığını da sorun. Cuma akşamı başlayan bir işin süresi hafta sonu boyunca akıyorsa raporlarınız yanlış çıkar ve ekip raporlara güvenmez.

Denetim izi: kim, neyi, ne zaman değiştirdi?

Denetim izi, her işlemin kullanıcı, zaman ve içerik bilgisiyle kaydedilmesidir. Yalnızca onay veya ret kaydı yetmez. Bir alanın eski ve yeni değerini de görmelisiniz.

Bu kayıtlar silinebiliyor ya da yönetici tarafından düzenlenebiliyorsa iz değerini yitirir. Kayıtların değiştirilemez olduğunu ve yetkisiz kişilerin görüntüleyemediğini demoda gösterin.

Kişisel veri içeren süreçlerde KVKK yükümlülüklerinizi de düşünün. Kayıtların ne kadar süre saklanacağını ve nasıl dışa aktarılacağını hukuk danışmanınızla netleştirin.

ERP ve CRM bağlantısı: entegrasyon nasıl kurulacak?

Süreç yazılımı ERP ve CRM'den ayrı bir ada olursa çalışanlar aynı veriyi iki kez girer. Müşteri kartı, cari bilgi ya da stok durumu gibi veriyi doğrudan çekebilmesi gerekir.

Bağlantı yöntemlerini karşılaştırırken kimin bakımını yapacağını da hesaba katın. Hazır bağlayıcı hızlıdır ama sizin sisteminize uymayabilir. Özel geliştirme esnektir ama maliyeti ve bakımı size düşer.

Demoda sorulacak sorular ve sık yapılan hatalar

Hazır demo senaryosunu izlemekle yetinmeyin. Kendi sürecinizden bir örneği getirin ve satıcıdan onu canlı kurmasını isteyin. Takıldığı yerler, ileride size de sorun çıkaracak yerlerdir.

Sık yapılan hata, yalnızca yöneticinin ihtiyaçlarına göre seçim yapmaktır. Sistemi her gün kullanacak kişiler sürece dahil edilmezse benimsenme zayıf kalır. Pilot bir ekip belirleyin ve geri bildirimi toplayın.

Bir diğer hata lisans modelini geç sorgulamaktır. Kullanıcı başına mı, süreç başına mı ücret alındığını ve ek modüllerin ayrı fiyatlandırılıp fiyatlandırılmadığını baştan öğrenin.

• Kendi sürecinizi canlı kurdurun.
• Pilot ekibi baştan belirleyin.
• Lisans kapsamını yazılı alın.
• Verilerinizi dışa aktarma yolunu sorun.

Hazırlığı bitirin, tek süreçle başlayın

Listeyi elinize alın ve seçtiğiniz tek süreç için dört başlığı puanlayın: modelleme, SLA, denetim izi, entegrasyon. Eksik kalan başlık, o aday için bir risk notudur.

Kendi ihtiyacınıza uygun bir bpm yazılımı arıyorsanız Nexfabra iş süreçleri platformunu inceleyerek bu listeyle karşılaştırabilirsiniz. Bütçe planı yaparken şeffaf fiyat listemiz de kapsamı görmenize yardımcı olur.

Tek süreçte başlayın, sonuçları birkaç hafta ölçün, sonra diğer süreçlere yayın. Bu sıra hem riski hem de ekip direncini küçük tutar.