İş Süreci Otomasyonu: Hangi İşleri Yazılıma Devretmeli?

İş süreci otomasyonu için en iyi adaylar; kuralı belli, sık tekrarlanan ve elle yapıldığında hata veya gecikme yaratan işlerdir. Karar gerektiren, istisnası bol işleri önce insanda bırakın. Aşağıda adayları nasıl ayıklayacağınızı, nelerden kaçınacağınızı ve nereden başlayacağınızı anlatıyoruz.

Pazartesi sabahı Excel'e dönen ekip

Tipik bir senaryo düşünün: Sipariş bilgileri bir tablodan kopyalanıp muhasebe programına giriliyor. Kargo takip numaraları elle müşteriye yazılıyor. Hafta sonunda biri raporu baştan derliyor.

Hiçbiri zor iş değil. Sorun, hepsinin küçük ama sürekli zaman almasıdır. Ekip büyüdükçe bu kayıp görünmez hale gelir, çünkü kimse tek bir işi 'sorun' diye adlandırmaz.

İş süreci otomasyonu tam burada devreye girer. Amaç insanı devre dışı bırakmak değil, insanın yalnızca düşünmesi gereken işlerle uğraşmasını sağlamaktır.

Devredilecek işi ayıran dört soru

Her tekrar eden iş otomasyon adayı değildir. Aşağıdaki sorulara 'evet' diyebiliyorsanız aday güçlüdür.

Dördüncü soru çoğu zaman atlanır: Aynı iş yanlış yapıldığında bedeli nedir? Faturadaki bir hata ile bir bildirimin geç gitmesi aynı ağırlıkta değildir. Bedeli yüksek işler önceliklidir.

• Adımlar her seferinde aynı sırayla mı ilerliyor?
• İş, belirli bir tetikleyiciyle (sipariş, ödeme, tarih) başlıyor mu?
• Girdi ve çıktı net mi; yani ne girince ne çıkacağı yazılabiliyor mu?
• Hata yapıldığında maliyet ya da müşteri kaybı doğuyor mu?

Öncelik sırasına girmesi gereken işler

Pratikte en çok kazandıran alanlar birbirine benzer. Sistemler arası veri aktarımı bunların başında gelir: sipariş, muhasebe, kargo ve ödeme kayıtlarının elle taşınması hem yavaş hem hataya açıktır.

İkinci grup bildirimlerdir. Ödeme hatırlatması, sipariş onayı, teslimat bilgisi gibi mesajlar bir kurala bağlanabilir. Üçüncü grup zamanlanmış görevler ve raporlardır; haftalık özet bir kişinin işi olmak zorunda değildir.

Bu işlerin ortak yanı, yaratıcılık gerektirmemeleridir. Yazılım bunları yorulmadan ve aynı biçimde yapar.

İnsanda kalması gereken işler

Müşteriyle yürüyen pazarlık, istisnası çok olan onaylar ya da kuralı henüz oturmamış süreçler otomasyona erken sunulmamalı. Süreç değişirken yazılımı da değiştirmek maliyetlidir.

Sık yapılan hata, bozuk bir süreci olduğu gibi otomatikleştirmektir. Yanlış ya da gereksiz bir adım, yazılımda da yanlış ya da gereksiz kalır; sadece daha hızlı çalışır. Önce süreci sadeleştirin, sonra devredin.

Hazır yazılım mı, işe özel çözüm mü?

Süreciniz piyasadaki hazır yazılımlara uyuyorsa önce onları değerlendirin. Genellikle daha hızlı kurulur ve daha ucuza gelir.

Özel çözüm; işinizi ayıran bir süreç hazır pakete sığmadığında, birden fazla sistemin birbiriyle konuşması gerektiğinde ya da kullanıcı başı lisans maliyetleri büyümenizi zorladığında anlam kazanır.

Her şeyi aynı anda yapmayın

Tüm süreçleri tek projede çözmeye çalışmak projeyi uzatır ve kullanıcıların gerçek ihtiyacından koparır. Daha sağlıklı yol aşamalı ilerlemektir.

Önce en çok zaman kaybettiren çekirdek akışı kurun. Ekibin onu gerçekten kullandığından emin olun. Sonra gelen geri bildirimle yeni adımlar ekleyin.

Özel yazılım ve otomasyon hizmetimizde de bu sırayı izleriz: yönetim paneli, otomasyon ve entegrasyonlar küçük parçalar halinde devreye alınır.

Teklif istemeden önce masanıza koyacaklarınız

Hazırlıklı gelen ekip hem süreyi hem bütçeyi daha net görür. Sözleşme tarafında da birkaç noktayı baştan netleştirmek gerekir.

Kaynak kodun ve verinin kime ait olduğu, dokümantasyon ve devir koşulları, bakım ile destek süreleri, barındırmanın nerede ve kimin hesabında olacağı yazılı olmalı.

• Bugünkü süreç akışı: kim, hangi adımda, neyi yapıyor?
• Kullanıcı rolleri ve yetkiler
• Bağlanması gereken sistemler: muhasebe, ERP, CRM, e-ticaret, kargo, ödeme
• İhtiyaç duyulan raporlar
• Kişisel veri içeriyor mu; KVKK yükümlülükleri neler?

Bu hafta yapacağınız tek şey: süreç listesi

Ekibinizden bir hafta boyunca tekrar eden işleri not etmesini isteyin. Her biri için süreyi, sıklığı ve hata olduğunda ne olduğunu yazın.

Listeyi dört soruyla eleyin. Elinizde kalan ilk iki ya da üç iş, otomasyonun ilk adayıdır. Bunu bir teklif görüşmesine götürdüğünüzde konuşma soyut olmaktan çıkar ve gerçek bir iş kapsamına dönüşür.