ERP Danışmanlık Firması Seçerken Sorulacak 5 Kritik Soru

İyi bir ERP danışmanlık firmasını yazılım listesinden değil, size sorduğu sorulardan ve sizin ona sorduklarınızdan tanırsınız. Sektör deneyimi, ekip yapısı, uyarlama kapasitesi, destek modeli ve referanslar beş temel kontrol alanıdır. Aşağıda her biri için somut soruları ve alarm işaretlerini bulacaksınız.

Önce kendi ihtiyacınızı yazıya dökün

Danışmanla görüşmeden önce hangi süreçlerin sorun çıkardığını yazın. Stok sayımı mı tutmuyor, sipariş ile fatura mı farklı ekranlarda ilerliyor, ay sonu kapanış mı haftalar alıyor? Bu liste, firmaya sorduğunuz her sorunun ölçüsü olur.

Bu adımı atlayan şirketler genellikle satıcının sunumuna uyum sağlar. Oysa ters olmalı: firma sizin süreçlerinize bakıp çözüm önermeli. Görüşmede ilk yarım saatini sizi dinleyerek geçirmeyen bir firma, projede de sizi dinlemeyecektir.

Sektör deneyimi: yalnızca 'çalıştık' demesi yetmez

Bir erp danışmanlık firması üretim, perakende ya da hizmet sektöründe çalıştığını söyleyebilir. Asıl soru şudur: sizin iş modelinizin zor noktalarını biliyor mu? Parti ve seri takibi, reçete yönetimi, bayi iskontoları ya da proje bazlı maliyetleme gibi konular sektöre özgüdür.

Görüşmede firmadan benzer bir şirkette karşılaştığı en zor süreci anlatmasını isteyin. Genel cevaplar verirse deneyim yüzeysel olabilir. Somut bir sorun, çözüm ve öğrenilen ders anlatabiliyorsa o işin içinde bulunmuştur.

Projeyi kimin yürüteceğini adıyla sorun

Satış toplantısındaki kişi ile kurulumu yapacak ekip çoğu zaman farklıdır. Proje yöneticisinin, iş analistinin ve teknik uzmanın kim olduğunu, projede ne kadar süre yer alacağını açıkça isteyin.

Ekibin bir kişiye bağımlı olup olmadığına da bakın. O kişi izne çıktığında ya da ayrıldığında projeye kim devam edecek? Bilgi aktarım yöntemini ve dokümantasyon alışkanlığını sorun. Yazılı kalmayan kararlar, bir yıl sonra kimsenin hatırlamadığı kararlardır.

Uyarlama kapasitesi: standart mı, özel mi?

Her işletmenin birkaç özel süreci vardır. Danışman bunların hangisinin ayar ile, hangisinin yazılım geliştirme ile çözüleceğini baştan ayırabilmelidir. Her talebe 'yaparız' diyen firma da, her talebe 'standart değil' diyen firma da risklidir.

Özel geliştirmelerin sürüm güncellemelerinde ne olacağını mutlaka sorun. Bazı uyarlamalar, yazılım yükseltilince bozulur ve her seferinde yeniden ücret doğurur. Geliştirmenin kaynak kodunun ve belgelerinin kimde kalacağını da sözleşmeden önce netleştirin.

Destek modeli: canlıya geçtikten sonra ne olacak?

Sorunlar çoğunlukla canlıya geçişten sonra ortaya çıkar. Destek talebini hangi kanaldan, hangi saatlerde ve ne kadar sürede yanıtlayacaklarını yazılı isteyin. Kritik bir hata ile basit bir soru arasındaki önceliklendirmeyi de sorun.

Eğitim de destek modelinin parçasıdır. Kullanıcılar yeterince eğitilmezse sistem yanlış kullanılır ve yazılım suçlanır. Eğitimin kaç oturum olduğunu, kayıt altına alınıp alınmadığını ve yeni personel için tekrar edilip edilemediğini öğrenin.

Referans kontrolünü doğru yapın

Firmanın verdiği referanslarla görüşmek iyi bir başlangıçtır, ama yeterli değildir. Mümkünse kendi çevrenizden, benzer büyüklükte ve sektörde bir kullanıcıya ulaşın. Aynı projeyi anlatan iki ayrı kişi, daha dengeli bir resim verir.

Referanstan yalnızca memnuniyetini değil, takvim sapmasını, bütçe değişikliğini ve zor geçen dönemleri sorun. Aşağıdaki tablo, hangi kaynağın size ne anlattığını özetler.

Karşılaştırırken kullanacağınız kısa kontrol listesi

Birden fazla firmayla görüşüyorsanız aynı soruları hepsine sorun ve cevapları yan yana yazın. Fiyat tek başına ayırt edici olmaz; kapsamı farklı iki teklifi kıyaslamak yanıltır. Bu yüzden kalemlerin neleri içerdiğine bakın.

Piküp olarak ERP projelerinde izlediğimiz yaklaşımı ERP çözümleri ve danışmanlık sayfamızda anlattık. Fiyatların nasıl oluştuğunu görmek isterseniz şeffaf fiyat listemize de bakabilirsiniz. Hangi firmayla çalışırsanız çalışın şu maddeleri sorun:

• Benzer süreçte karşılaştığınız en zor sorun neydi ve nasıl çözdünüz?
• Projeyi yürütecek kişiler kimler ve ne kadar süre yer alacaklar?
• Hangi ihtiyaçlar ayarla, hangileri özel geliştirmeyle karşılanacak?
• Destek talepleri hangi kanaldan ve ne sürede yanıtlanıyor?
• Benzer büyüklükte hangi müşterilerle görüşebilirim?

Üç firmaya aynı soruları sorun, cevapları yazıya dökün

Bu hafta ihtiyaç listenizi hazırlayın ve en fazla üç firmadan aynı sorulara yazılı yanıt isteyin. Cevapları yan yana koyduğunuzda farklar belirginleşir. Belirsiz yanıtlar çoğunlukla belirsiz proje yönetimine işaret eder.

Kararı verirken en çok anlaşılır olanı ve sizi en iyi dinleyeni seçin. Ardından kapsamı, takvimi, destek koşullarını ve geliştirme hakkını sözleşmeye yazdırın. Yazılı olmayan her söz, projede sonradan tartışma konusu olur.