ERP Geçiş Süreci: Projeye Başlamadan Önce Hazırlık Kontrol Listesi

ERP geçiş sürecinin başarısı büyük ölçüde yazılım seçilmeden önceki hazırlıkta belirlenir. Uygulayıcıyla ilk görüşmeye gitmeden önce sizin tarafınızda beş şey hazır olmalı: bugünkü süreçlerin olduğu gibi çizilmiş haritası, temizlenmeye başlanmış ana veri, ilk aşamada açılacak modüllerin listesi, ERP'nin konuşacağı sistemlerin envanteri ve her süreç için içeriden bir sahip. Bunlar eksikse ERP, kimsenin tam bilmediği bir süreci otomatikleştirmeye çalışır; canlıya geçişten sonra da ekip eski tablolara geri döner.

Aşağıdaki kontrol listesi üretim, ticaret ve hizmet işletmeleri için ortaktır.

1. Süreç haritası: bugün iş nasıl akıyor?

Siparişin alınmasından faturalanmasına, satın almadan üretime ve sevkiyata kadar her ana sürecin adımlarını, kimin yaptığını ve hangi araçla yapıldığını yazın. Mükemmel olması gerekmez; olduğu gibi olması gerekir. "Olması gereken" süreci tasarlamak uygulayıcıyla birlikte yapılacak işin parçasıdır; ama başlangıç noktası bilinmezse iyileştirme de ölçülemez.

Haritada özellikle istisnaları not edin: yöneticinin elle onayladığı indirimler, telefonla alınan acil siparişler, sevkiyattan sonra kesilen faturalar. ERP projelerinde sürprizlerin çoğu bu istisnalardan çıkar.

2. Ana veri envanteri ve temizlik

Müşteri, tedarikçi, ürün, reçete, stok ve fiyat listeleri nerede tutuluyor, kaç kayıt var, ne kadarı mükerrer ya da güncel değil? Aynı müşterinin üç farklı yazımı, kodlanmamış ürünler ve birimleri karışık stoklar yeni sisteme taşınırsa ERP ilk günden güvenilmez görünür. Veri temizliği projenin görünmeyen ama en çok emek isteyen işidir; erken başlayan kazanır.

Taşınacak veride kişisel veri de vardır: müşteri yetkilileri, personel, cari hesap sahipleri. 6698 sayılı Kanun'un 12. maddesi, veri sorumlusunun bu verilere hukuka aykırı erişimi önleyecek teknik ve idari tedbirleri almasını istiyor ve verileri sizin adınıza işleyenlerle birlikte sorumlu olduğunuzu belirtiyor. Aktarım dosyalarının kimde, ne kadar süre tutulacağını ve test ortamında gerçek kişisel verinin nasıl korunacağını uygulayıcıyla baştan konuşun.

3. Eski sistemin verisi ne olacak?

Yeni ERP'ye genellikle açılış bakiyeleri, açık siparişler ve seçilmiş bir dönem geçmişi taşınır; her şey taşınmaz. Taşınmayan veri ise silinemez. Türk Ticaret Kanunu'nun 82. maddesi, tacirin ticari defterlerini, envanterlerini, finansal tablolarını, ticari mektuplarını ve kayıtların dayandığı belgeleri on yıl saklamasını istiyor; kanun bu belgelerin, okunabilir hâle getirilebilmeleri ve saklama süresi boyunca erişilebilir olmaları şartıyla elektronik ortamda saklanmasına da izin veriyor.

Bu yüzden eski sistemin lisansı, sunucusu ve yedekleri için bir arşiv planı yapın: eski veriye kim, hangi araçla, kaç yıl erişecek? Mali müşavirinizin görüşünü bu aşamada almak, canlıya geçişten sonra telaşla çözülecek bir sorunu önler.

4. Modül önceliği: her şey aynı anda değil

Finans, satın alma, stok, üretim, satış, insan kaynakları ve lojistik tek entegre sistemde birleşir; ama devreye alma sırası işletmeye göre değişir. Uygulayıcıyla "ilk canlıya geçişte hangi modüller?" sorusuna net cevap verin. Modüller aynı veritabanında konuştuğu için ihtiyaç duyulanlarla başlayıp aynı sistem üzerinde genişlemek mümkündür. Hangi modülün ne işe yaradığını ERP modülleri yazımızda anlattık.

5. Entegrasyon listesi: ERP kimlerle konuşacak?

E-ticaret sitesi, CRM, banka, kargo, üretim sahasındaki makineler ve üçüncü parti yazılımlar tek tek listelenmeli; her biri için verinin ERP'ye mi girdiği yoksa ERP'den mi okunduğu yazılmalı. Bu liste modül seçimini ve proje planını doğrudan etkiler.

E-belge tarafı ayrıca planlanmalı. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Belge sitesine göre e-Fatura uygulaması üç yöntemle kullanılabiliyor: e-Fatura Portalı, işletmenin bilgi işlem sisteminin Başkanlık sistemine doğrudan entegrasyonu ve Başkanlıktan özel entegrasyon izni almış kurumların sistemi. ERP'nin hangi yolla e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye göndereceği, geçiş gününden önce test edilmiş olmalı.

Onay akışı, talep formu ve raporlama gibi ERP'ye tam oturmayan süreçler varsa, bunların ERP ile entegre bir süreç platformunda kurulup kurulmayacağı da bu aşamada konuşulur.

6. Süreç sahipleri ve yönetim desteği

Her ana süreç için içeriden bir sahip belirleyin: satın almanın, üretim planlamanın, finansın sahibi. Bu kişiler uyarlama toplantılarına katılır, testleri yapar ve ekibini eğitir. Süreç sahibi olmayan modüller canlıya geçtikten sonra kullanılmaz. Yönetimden bir sponsor da gerekir: birimler arası öncelik çatışmalarını o çözer ve projeye ayrılan zamanı korur.

7. Uygulayıcı seçimi

Üç ölçüt belirleyicidir. Birincisi, üreticinin resmî partner programındaki seviye. İkincisi, analiz, uyarlama ve eğitimi dış kaynağa vermeden bizzat yapan bir ekip. Üçüncüsü, canlıya geçişten sonra destek ve özel geliştirme kapasitesi. Teklif aşamasında keşif, analiz, uyarlama, eğitim, canlıya geçiş ve destek adımlarının yazılı bir planını isteyin; süreyi ve maliyeti bu plan belirler, tahmin değil. Mümkünse benzer sektörde ve benzer ölçekte canlıya geçmiş bir kullanıcıyla konuşmayı isteyin; ekran tanıtımından çok, geçişin ilk aylarında neyin zorladığını dinlemek işinize yarar.

8. Canlıya geçiş günü için asgari şartlar

• Temizlenmiş açılış verisi yüklenmiş ve süreç sahiplerince kontrol edilmiş
• Her süreç sahibi kendi modülünü uçtan uca test etmiş
• Kullanıcı yetkileri tanımlanmış, gereksiz yetki kalmamış
• Entegrasyonlar ve e-belge gönderimi test ortamında doğrulanmış
• Eski sistemin ne kadar süre paralel çalışacağı ve arşiv planı kararlaştırılmış
• İlk haftalar için destek ekibi ve iletişim kanalı belli

Bunlardan biri eksikse tarihi ertelemek, eksikle canlıya geçmekten ucuzdur.

Canlıya geçişten sonra ilk aylarda neye bakılmalı?

Geçiş günü projenin sonu değil, kullanım döneminin başıdır. İlk haftalarda kullanıcıların nerede takıldığını toplayan bir kanal açın ve gelen talepleri hata, eğitim eksiği ve yeni istek olarak ayırın. İlk ay kapanışı yeni sistemde yapıldığında raporları eski sistemle karşılaştırın. Süreç sahipleri, ekiplerinin hâlâ yan tablo tutup tutmadığını izlemeli; yan tablo, sistemde bir eksik ya da güven sorunu olduğunun en erken işaretidir.

Piküp Medya, Canias ERP Gold Partner'ıdır. Süreç analizi, modül seçimi, uyarlama, Canias'ın geliştirme ortamı TROIA ile özel modül geliştirme, entegrasyon, eğitim ve canlıya geçiş sonrası desteği İzmir'deki kendi ekibimizle, Türkiye genelinde veriyoruz; ERP'nin yanındaki onay ve form süreçleri için kendi platformumuz Nexfabra'yı kullanıyoruz. Hazırlık listenizi birlikte gözden geçirmek isterseniz Canias ERP partner sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.